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企業提高采購管理必須遵循的七個規則

發布人：admin     日期：2009-08-23

增加收入必須降低采購成本。企業銷售每增加一美元，將會產生大約10美分到30美分的成本支出，包括清潔、維修、辦公用品、臨時工等等。今天，對于大多數企業來說，采購管理已經成為僅次于人力資源管理的第二大成本支出。確切地說，由于采購管理的低效， 　　每年都有幾十億美元被白白浪費。因此，越來越多的企業開始仔細審查其采購業務，尋求降低成本、減少時間浪費的采購方法，以確保采購業務的開展更加穩定、更加廉價。 　　為了提高采購業務的效率和效益，企業必須遵循以下七個規則： 　　1、建立企業費用支出明細表。企業所有的費用都應該詳細記錄在一張表上，這樣一方面有助于發現資金節約的機會，避免產生浪費，另一方面也有助于把企業的采購業務和行業標準進行比較，消除無效的采購操作。 　　2、進行費用分析。通過費用分析，企業根據自身的購買力需要明確采購什么、誰來采購、向誰采購。通過分析，應該解決一些關鍵的問題：采購費用是多少？與同行業的其他企業相比，采購成本的高低情況？首選供應商的采購量是多少？此外，通過費用分析企業也能夠明確支出項目，制定相應的采購戰略以降低采購成本。有一點須指出，費用分析是一個持續進行的過程，不能間斷。 　　3、支持戰略性采購。戰略性采購是任何成功采購的精髓。遵循第一、第二個規則后，要為每一項費用支出制定一個戰略。企業應明確以下問題：為了節約成本、提高服務質量，企業應如何改進供應鏈？企業的供應需求是什么？如何制定統一采購規范，內容包括產品質量、配送、服務條款和單位成本？如何采購可替代性產品？一旦這些問題得以解決，制定出相應采購戰略，企業就可以胸有成竹地與供應商談判。同時，這也為將來評估供應商績效奠定了基礎。 　　4、從戰略層面應用技術。與供應商簽訂合同后，企業需投資安裝跟蹤采購活動的軟件，向供應商發送電子訂貨單和其他電子文件，這樣既有利于減少書寫錯誤，又能夠加快訂單的處理。采購軟件技術能夠使訂貨更加快速便捷，將節約出的訂貨時間用來完成更加重要的任務。此外，采購軟件技術也能夠簡化企業費用分析和合同部門間信息的溝通，這樣有利于同供應商建立同盟關系。換句話說，企業可以通過軟件技術了解供應商是否確實在供貨，以及企業員工是不是從重點供應商那里采購原材料。但有一點：技術不是采購的萬能鑰匙。電子采購系統是十分有用的采購輔助工具，但是為了獲得長期的效益，企業需要對操作人員進行專業培訓。 　　5、將采購業務提升至企業發展重要戰略地位。如果得不到高層經理的認同，再好的采購計劃都是沒有意義的。因此，企業應思路清晰地闡明如何降低采購成本，從而贏得財務總監的認可。 　　6、擬定合理計劃確保獲得企業內部的支持和供應商的執行。假如企業已經明確成本節約的機會，也能夠監控供應商的業務執行情況，同時高層經理也認可了采購計劃，然而采購部門仍以高成本從很多供應商購買服務和產品。這種情況下，企業應該確保有適當的人員、以適當的方法激勵供應商和員工。請牢記：供應商對采購計劃的執行和績效的評估負有同樣重要的責任。為適應時刻變化的需求和企業間合作關系，企業要考慮供應商所提供的產品和服務的質量及柔性，從而確定這個企業是否容易合作。 　　7、改變企業員工行為。員工參與對于一個成功的采購計劃是至關重要的。因此，企業必須激勵員工積極參與，使他們了解采購的作用及其對整個企業的影響力。員工的思維和行為方式必須和采購流程相一致，其態度和信念也必須符合企業的采購理念。每當企業有新的變動或者采用新技術時，員工都會感到有壓力。所以，開誠布公是非常重要的，要向員工解釋企業進行變動的原因及其能夠帶來的好處，解答他們的疑問，減輕他們的壓力，告訴他們如何做才對公司有利。這就是企業變動管理所面臨的挑戰。 　　改變企業員工行為非常重要，所以再強調一遍，因為如果員工不支持，任何計劃都是紙上談兵。 　　附錄：關于企業費用分析 　　企業費用的透明化是比較棘手的問題。大多數企業的會計體系都不會專門進行費用分析，他們只是有代表性地把一些部門的運營成本與財政預算進行比較。這些會計體系提供了全面的財務計劃和控制措施，但是并沒有以采購人員應如何節約成本的方式對企業費用支出情況予以記錄。而且，許多公司都缺乏重要的費用數據庫。由于企業之間的兼并與重組，許多大公司往往設有多個子公司、分公司，而這些子公司或分公司都是以各不相同的會計體系記錄并上報費用支出情況，再加上數據存儲格式的多樣性，最終導致費用信息在整個企業各部門間難以實現共享以及不可能以統一的方式進行監控。而且，費用類數據在歸類或編碼時常常會被有意或無意地判斷錯。當出現錯誤時，企業必然無法正確地掌握其支出和收入情況。 　　怎么辦呢？惟一的方法就是進行費用分析。費用分析要求企業建立一個中央數據庫，包含企業所有的費用支出信息，這一方面有助于決策者發現費用的來源，制定戰略決策，另一方面有利于支出的規范化。 　　費用分析能夠向企業準確地提供現有合同下企業對供應商的應付款項及款額信息，同時，它還能夠輔助企業選擇最佳供應商。舉例來說，企業各部門都需要打印服務，人力資源部與幾個供應商簽訂合同為其提供從工資單到利潤分紅等多種打印服務，市場營銷部門可能與另外一些打印服務提供商簽訂合同為其提供銷售單打印服務等，而投資者可能會再另外選擇一些打印服務提供商為其提供年度報表打印服務等等。這是大公司普遍存在的不合理情形。如果公司進行費用分析，從費用支出明細表中就能夠發現這種不合理性，從而采取措施避免這種局面的產生。

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