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高效經理人的時間管理

發布人：admin     日期：2009-07-02

很多成功人士不僅能把工作全部做完，而且還能有時間休假、旅游和打高爾夫。他們是如何做到的？ 　　已經是晚上8點了，Mary 仍然在辦公室。嘆息著終于回復完了當晚最后一封郵件，她對當天作了一個回顧。 　　“這不是我被聘請來要做的工作，”她抱怨道。“所有我現在做的都是像保姆一樣坐著、處理一個接一個的危機，而不是我喜歡的項目管理和人員管理。” 　　如果您是一位經理人，您可能曾經經歷過這種情況。有時似乎就是沒有足夠的時間把事情做完。但是其他人可以做到，您當然也可以。 　　“一些極其成功的人士不僅能把工作全部做完，而且還能有時間休假、旅游和打高爾夫。你想不想知道他們是如何做到的？” 位于明尼蘇達州 Elk River 的一家職業經理人培訓公司 The Gillen Group 的主席 Kathy Gillen 說道。“這是因為他們設法找到了如何管理他們的時間的方法。” 　　讓我們來面對一個事實：對于大多數忙碌的經理人而言，沒有一天能完全按照事先規劃好的來進行（計劃總是趕不上變化）。這就是管理 – 同時處理多項任務來達到一般性目標，并最終改善整個企業。 　　“你上一次沒有遇到高優先級的電話、緊急郵件或者催得很緊的同事是什么時候？” 位于明尼阿波利斯的Gegax Management Systems 公司的創立者、《By the Seat of Your Pants： The No-Nonsense Business Management Guide》一書的作者 Tom Gegax 說道，“從繁瑣事務中解脫出來是每個領導的個人職責。這就是為什么聰明的經理人一定要有策略來應付日常干擾。” 　　6D理論 　　Gegax 的時間管理原則基于“6D理論”：不做（don’t do it），推遲（delay it），轉移（deflect it），委托（delegate it），不完美地做（do it imperfectly），做（do it）。 　　“當一些事情突然蹦出來時，我并不是機械地上去就做，而是首先從第一個選項開始考慮，” Gegax 說道。“如果不適用，我會繼續考慮第二個選項。我按照列表順序掃描下去，直到找到了最合適的行為。” 　　例如，如果你不去做或者推遲再做，很多表面看起來很緊急（但事實并非如此）的任務自然會消失，他說道，這可以為你留出更多的時間和精力去集中處理那些真正重要的任務。 　　而且當一些緊急事務需要立即處理時，并不總是一定需要你的參與。仔細考慮是否要把這個任務轉移給另一個部門或者委托給下級，Gegax 建議。 　　如果你的確選擇自己處理問題，Gegax 警告說不要自動陷入“完美主義模式”。 　　“我的很多項目都很難稱得上完美，然而它們仍舊是成功的。”他說道。 　　當然，對于那些你確定會讓你達到目標的重要任務，保留最后一個D – 做。 　　多工（Multi-tasking）陷阱 　　多任務可能看起來像是一個有效處理大量任務的方法，但事實上它阻礙你把事情完成，位于丹佛的顧問公司 The Productivity Pro 的主席、《Leave the Office Earlier》一書的作者 Laura Stack 說道。關于如何更好地管理你的時間并保持注意力，她提供了如下提示： 　　集中處理：電子郵件會扼殺你的注意力。關掉電子郵件程序的自動通知功能。每天設置一些明確的時間點去集中查看并處理郵件。 　　設置優先級：不要被干擾所打斷。如果你在為30分鐘后就要開始的會議報告準備最后的細節，不要接受那些貿然訪客的“很快問你一些事情”之類的請求。 　　控制自我干擾：很多時候，干擾你的是你自己。你坐在辦公桌前，突然，你的大腦開始和你對話：“噢，我需要告訴 Chris 這個，”它說道，然后你抄起電話或者匆忙寫郵件，好在你忘記之前記錄下你所想的內容。改為你自己準備一個活頁夾、一些活頁紙和從A到Z的標簽。為你經常溝通的每個人制作一頁紙。當你的大腦提醒你一些事情時，簡單地翻到那個人的溝通記錄。簡單記下想法或念頭，然后回去做你剛才做的事情。當那個人的記錄上積攢了一些想法時，給那個人打電話，并設立一個會議或者電話會議。

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