總裁重視的直接效果是沒(méi)有人敢敷衍年會(huì)。唐駿說(shuō)他在微軟期間，每年年會(huì)前一個(gè)月基本是很難正常工作的，絕大部分的精力都用在了年會(huì)上。
然而，這一準(zhǔn)備時(shí)間在天獅集團(tuán)更長(zhǎng)。雖然每年會(huì)議“總結(jié)、計(jì)劃、獎(jiǎng)勵(lì)”的主題不會(huì)變，但11月底才召開(kāi)的會(huì)議，張林所在的戰(zhàn)略規(guī)劃部從6月份就開(kāi)始忙碌了。
準(zhǔn)備工作首先從公司的整體規(guī)劃開(kāi)始，先分析在公司的整體規(guī)劃下今明兩年所處的位置，然后要拿出明年的計(jì)劃，做出預(yù)算體系和績(jī)效考評(píng)體系。
很顯然，這些工作不可能全部由戰(zhàn)略規(guī)劃部完成，發(fā)動(dòng)每個(gè)部門各司其職，完成本部門的總結(jié)分析和計(jì)劃是戰(zhàn)略規(guī)劃部主要的工作。如何不流于形式呢？焦文軍認(rèn)為，一般情況下，年會(huì)只要充分調(diào)動(dòng)了三個(gè)部門的積極性就可以：市場(chǎng)營(yíng)銷部、財(cái)務(wù)部和人力資源部。
溝通是讓會(huì)議言之有物的保障。計(jì)劃制定出來(lái)以后，戰(zhàn)略規(guī)劃部要與各部門層層溝通，看他們是否同意該計(jì)劃，如果同意，他們還需要什么支持；如果不同意，他們自己怎么規(guī)劃，上下通過(guò)溝通博弈，并確定最終的指標(biāo)體系。
溝通是年會(huì)中最繁瑣最重要的環(huán)節(jié)，天獅集團(tuán)一般要用2～3個(gè)月的時(shí)間進(jìn)行自上而下、自下而上的溝通。
開(kāi)小會(huì)：實(shí)用的溝通方式
即便是“不流于形式”的年會(huì)，在視覺(jué)上可能也會(huì)引起與會(huì)者的精神不集中，如何避免這種現(xiàn)象？
一些公司已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)行了改變。印度著名的軟件外包公司薩蒂揚(yáng)從去年的年會(huì)上開(kāi)始要求，所有與會(huì)者的PPT不允許只出現(xiàn)文字和圖表，要求以“更多的表現(xiàn)手法”。漂亮的照片、漫畫(huà)甚至電影短片以及吸引人的Flash，都出現(xiàn)在年會(huì)的講臺(tái)上。一家歐洲制藥企業(yè)更有創(chuàng)意。所有上臺(tái)演講的人，都伴隨著經(jīng)典電影的音樂(lè)上臺(tái)，當(dāng)然，演講嘉賓也扮演成電影中的主人公。這種深受員工好評(píng)，并且能夠使人興奮的做法得源于該公司所請(qǐng)的會(huì)議公司?！皩I(yè)的事情交給專業(yè)的人去做?！?/FONT>
“白天開(kāi)大會(huì)，夜晚開(kāi)小會(huì)”是許多公司年會(huì)的常態(tài)。如何讓小會(huì)也開(kāi)得有作用？不同的公司有不同的做法。
唐駿認(rèn)為，這種看似不透明的做法非常實(shí)用。焦文軍也經(jīng)常在年會(huì)期間參加“非正式會(huì)議”，尤其公司戰(zhàn)略傾向于某個(gè)區(qū)域市場(chǎng)時(shí)，私下里與該市場(chǎng)主管溝通可能遇到的問(wèn)題是非常必要。
開(kāi)小會(huì)的風(fēng)險(xiǎn)也很大，信息不對(duì)稱造成的不信任氛圍可能也影響其他部門的情緒。因此，最好把開(kāi)小會(huì)的形式演化成小范圍討論，鼓勵(lì)參會(huì)者自由排列組合。比如市場(chǎng)部尋找推廣部，私下里提些要求和建議比硬性分配任務(wù)也許更有效，而且，還拉近了部門間的距離。
將團(tuán)隊(duì)競(jìng)賽和小會(huì)進(jìn)行融合，這是上述歐洲制藥公司的做法。去年年初，這家公司新增加了不少員工，在會(huì)議公司的幫助下。為期4天的會(huì)議一直穿插著這樣的比賽：所有的員工被分成2組，一組拿著代表貨幣的卡片充當(dāng)買方，另一組拿著代表貨物的卡片充當(dāng)賣方。新員工就按照實(shí)際工作中的安排，分別安排在不同的組里。買賣雙方各自有很多個(gè)小組主成。最后，手中貨幣卡片最多的是賣方獲勝的小組，手中貨物卡片最多的是買方獲勝的小組。
“我們的年會(huì)主要是銷售會(huì)議，所有的議題都是圍繞‘銷售’二字。”該公司負(fù)責(zé)人說(shuō)，“連吃飯時(shí)都有人來(lái)叫賣，銷售無(wú)處不在，這樣的感覺(jué)使員工有著更深刻的體驗(yàn)。也容易增進(jìn)各部門的感情?！?/FONT>
跟進(jìn)：避免會(huì)后的“轉(zhuǎn)身就忘記”
“你必須確保每個(gè)人在走出會(huì)議室的時(shí)候沒(méi)忘掉他應(yīng)當(dāng)做的每件事?！本S益食品公司首席運(yùn)營(yíng)官比爾。吉賽爾說(shuō)。按照他的解釋，戰(zhàn)略年會(huì)結(jié)束時(shí)，跟進(jìn)工作就開(kāi)始了。
如何跟進(jìn)？第一重要的不是方法，而是領(lǐng)導(dǎo)人的態(tài)度。“態(tài)度決定一切”這句話在這里也行得通。只要領(lǐng)導(dǎo)者不會(huì)“轉(zhuǎn)身就忘記”戰(zhàn)略會(huì)議，自然會(huì)制定出有效的跟進(jìn)方法。
會(huì)議結(jié)束后的跟蹤考核工作每個(gè)公司的執(zhí)行組織不同，但不管是人力資源部還是項(xiàng)目小組，都是類似于績(jī)效考評(píng)委員會(huì)的組織，按照公司的慣例，按月、按季度對(duì)各個(gè)部門的計(jì)劃進(jìn)行考核。
追蹤工作不能僅限于形式，一張任務(wù)表格是十分必要的。這張任務(wù)表格在每個(gè)考核時(shí)間段拿出來(lái)，一目了然，方便縱橫對(duì)比。
GE公司每年元旦在美國(guó)佛羅里達(dá)開(kāi)完自己的“中央全會(huì)”后，各個(gè)業(yè)務(wù)部門都會(huì)分頭開(kāi)自己的大會(huì)。有些直接在美國(guó)開(kāi)，有些是回到當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)去開(kāi)，分享、借鑒其他人的經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，董事長(zhǎng)提出的這么一個(gè)目標(biāo)，部門如何用自己的方式落實(shí)，幫助實(shí)現(xiàn)全球的目標(biāo)。
接下來(lái)，各個(gè)業(yè)務(wù)部門回去后，在一月中下旬又會(huì)開(kāi)大會(huì)，分享經(jīng)驗(yàn)，規(guī)劃具體工作目標(biāo)。跟進(jìn)？不用擔(dān)心，董事長(zhǎng)不會(huì)忘記的，從韋爾奇到伊梅爾特，最高領(lǐng)導(dǎo)者給管理層總結(jié)的頻率很高，每個(gè)月、每個(gè)季度都會(huì)總結(jié)，通報(bào)公司情況。比如收購(gòu)或出售了什么業(yè)務(wù)，基于什么考慮，給公司帶來(lái)什么，以及年會(huì)定的基調(diào)現(xiàn)在完成得怎么樣。
帕迪微信二維碼
滬公網(wǎng)安備 31011302003263號(hào);