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采購品類管理是重要的采購戰略管理之一，其將企業購買產品與服務的支出費用按照不同的功能，劃分為不同的采購類別，然后對不同的品類進行采購費用支出，供應市場和供應商等進行研究和分析以制定差異化的采購策略和流程。

一般情況，企業的采購品類可分為直接物料和間接物料兩大類。直接物料應用于最終產品上，生產制造過程中產生的原材料、元器件及相關輔料等。很多企業，特別是制造業在長期發展過程中，針對直接物料的管理相對較為成熟，形成了系統化的采購及成本管理的策略，可壓縮的成本空間有限。

而間接物料，與最終產品不相關，為企業運營相關的消耗性產品或者服務。相比于直接物料，優先級較低，間接物料由于計劃性差、品類繁雜、單次訂貨量小、低值易耗等特點，管理的難度也是比較大。在企業采購部門持續面臨降本增效的指標下，間接物料的領域越來越被采購所重視，面臨企業利潤率提升的壓力，需要企業進一步提高采購集約化管理能力，挖掘更大的采購降本空間。在這樣的背景下，如何管理好間接物資變得尤為重要。

SAP 總結了企業間接物料采購的的七大主要購買渠道（buying channel），不同的購買渠道適用于不同的品類物料和采購場景。

場景一

1目錄商城

這是企業針對間接物料請購最常用的模式。適用于大多數企業間接物料品類，例如辦公用品，IT 設備及標準件，非庫存管理的 MRO 等。目錄項包含商品的描述信息、規格、價格、圖片等詳細信息。Ariba 支持的目錄維護方式多種：

企業采購自維護面向員工的內部電子商城。上架的品類可關聯相應的采購合同，遵從合同規定的價格及商務條款。

Punch-out 目錄：此類目錄通過跳轉的方式可直接訪問供應商自有目錄網站；選擇品類加入購物車后，返回到 Ariba 系統進行后續的請購、審批、采購的流程。企業無需自行維護商品目錄。

目錄商城的應用可大大簡化采購流程，采購部門篩選好品類和供應商，制定好采購的規則和流程，需求人員遵從系統規范來完成整個采購過程，大大減少了采購的周期。目錄商城的應用也會減少系統外采購支出，減少臨時或一次性的購買行為，便于采購部按品類統計年度采購需求，更好的分析采購支出，集中規模效益，使得采購擁有跟供應商更好的議價權。企業內部而言，業務需求部門依據需求選擇所需物料后加入“購物車”，獲批準后即可下單給供應商，到貨驗收后財務予以付款，無須采購部跨部門或和供應商的反復溝通交流，節約采購部的時間和精力，以用于戰略性采購管理工作。

2現貨采購

又稱 spot buy，主要指借助公開市場上第三方的專業電商采購平臺的供應資源。例如易貝、蘇寧易購等通用物資電商平臺，適用于企業長尾采購最尾端的低頻次的、價值較低的品類，為了補充企業內部目錄商城的所未能覆蓋的少量商品類別，也確保了非尋源和合同外采購的支出可視化與管控。又或者震坤行、米思米等專業 MRO 用品電商平臺，由于 MRO 備品備件類物資需求難以做年度需求匯總和采購計劃，需求出現時每次的規格要求可能根據現場的工況需要參考一些工具書選型，對采購的專業性要求很高，為了避免現場選錯型的問題，建議交給專業的 MRO 用品平臺來處理。平臺有專業的技術團隊可以提出客觀的選型建議，并且平臺積累的供應商資源廣泛，規模效益往往比單獨找供應商購買獲得更大的價格優勢。對于企業采購而言，省去了現場溝通的同時達到降本增效的目的。

3合同發布

又稱 release contract，該類采購請購申請是基于簽訂的合同，采購訂單會消耗合同的金額。SAP Ariba 中的合同包含了供應商所提供的商品或服務類別，商品或服務的描述、價格、規格等以及供應商的條款和交付條件。合同可以為標準的合同也支持總括訂單（BPO）合同。BPO 是以預先確定的價格在預先確定的時間內或者以在市場或者其他條件下確定的價格，為了某些物資或者服務而向供應商下的定期協議（通常一年以上）。針對企業日常一些標準的消耗類物料，簡單的設施維護服務等，該類物料購買頻次高，批量較小，市場上供應商資源豐富，屬于充分競爭市場。企業可統計上年度的采購需求，和供應商在簽訂的合同框架下，一次下單，多批次交貨，定期拉對賬單。BPO 合同模式可以幫助企業和供應商簡化重復的采購程序，減少下訂單的數量，提高采購作業效率，節省人工作業成本。因為此類場景下采購訂單會消耗合同金額，消耗金額可預警，所以在合同創建和維護的過程中要格外仔細，以確保合同總金額，合同生效到期的起止日期，商品和服務的價格以及其他合同數據的準確性。

場景二 基于合同開票

又稱 invoice against contract，允許企業可在不需要采購訂單的情況下，對供應商提供的產品或者服務開具發票付款。適用于大多數服務類型的采購場景，且服務具有重復固定性的采購頻次和重復開票的特點，例如企業咨詢服務、廣告和媒體投放、IT 外包服務、重復性租金或者定期送水服務等。盡管采購過程不需要生成采購訂單，簡化企業和供應商重復的采購流程，減少下訂單的數量，節省人工作業成本。但流程上須將尋源，合同管理和采購執行流程集成一體，以確保遵從采購政策和合同規定的條款內容，針對合同/ BPO 的發票系統可跟蹤所有必要的信息保證合規性。

場景三 外包勞動力

隨著用工靈活度的提升，越來越多的企業對于臨時外部勞動力的需求增大，外部勞動力和高級人才對企業經營能獨立核心業務也息息相關。不是所有的崗位都需要全職雇傭，很多專業人才也希望有更加靈活的用工方式，比如外包項目經理、審計工程師、咨詢律師等。外包勞動力屬于企業采購場景之一，需要管理從人員需求到付款結算開票的全采購閉環。對于企業而言，外包勞動力的采購不僅僅是成本增效考量，涉及到企業合規等諸多方面。以前，企業和大型外服公司簽訂服務合同，外服員工在出現合規問題，企業相關責任不大，權利和義務由外服公司承擔，但新勞動法規定，要求將管理的顆粒度下沉到外服每個員工，企業在外包勞動力的使用過程中，負擔相應的責任。好的的外包勞動力采購應滿足以下幾個條件：

企業可快速創建并響應外部勞動力需求申請，加快候選人審查和甄選過程，從而加速申請到采購交付的周期時間。

減少臨時性的外包勞動力采購，采購過程確保服從企業的標準費率標準，遵從雇傭管理標準和法規要求。驗收通過，審批通過的服務工單自動轉換為發票，系統三單匹配，消除人工對賬帶來的潛在風險，提升采購效率。

場景四 戰術協同尋源

此類采購場景需要買賣雙方在購買過程中針對價格或服務范圍進行協商，適用于具有可變定價的商品材料、印刷材料或定制帶配置清單的產品等。戰術協同尋源采購在一些需要競標的公共部門，例如學校和政府組織應用比較廣泛。在協作性申請中，買方創建采購申請（通常帶建議價格），然后發送給供應商進行協商。供應商可以拒絕或提交更新申請，一旦更新的請求已由企業買方審核并批準，將成為采購訂單。協作申請發送給一個或多個供應商進行協商，根據供應商反饋報價來決定。企業往往會建首選供應商庫，根據不同的品類，設定相應的一個或多個首選供應商，首選供應商是最常見的協同供應商，當然，潛在的供應商也可以根據采購實際業務能快速引入。

場景五 服務采購訂單

可用于計劃內或計劃外的服務采購，其中采購項目的詳細信息未知，只能提供成本估算。適用于需要基于估算的服務類別，例如現場服務、復雜的建筑工程；投資活動（包括資本支出和運營支出）；公共設施或運輸物流等變量服務采購。由于項目獨特的復雜性，所有相關方在創建采購訂單時可能都不知道具體細節。在很多情況下，完成工作后，供應商在現場根據實際情況會錄入服務條目表或調整服務條目表，其中包含實際的成本和數量等詳細信息。買方可以在供應商不可見的 PO 上指定服務最大數量級。

場景六 非目錄請購

面對一些第一次購買、不經常使用、未出現在企業目錄商城的品類，可通過手工添加的方式在系統里創建臨時需求申請。原先企業沒有系統去管理此類采購時候，往往通過報銷的方式完成費用的歸結，但是這類支出的統計會被排除在采購支出分析的范疇，不可管控，即使在系統支持下可人工錄入請購單數據，但從業務和采購的角度來看，管理都更加耗時，流程效率低下。企業應嚴格控制非目錄請購的使用，盡量避免此類采購場景的出現。與此同時，企業應定期審查和分析產生的非目錄請購的需求，對于重復請買的品類可以考慮納入目錄管理范疇，或者通過現貨購買的方式，制定出最佳的渠道策略。

場景七 非訂單發票

不是大多數采購支出的首選解決方案，因為在采購過程中缺少采購訂單會妨礙端到端采購支出管理。但是，針對一些低頻次、非經常性的費用，例如慈善捐款、一次性繳稅等采購場景，系統里這種方法一定程度上可以通過增加工作流程和審批流來控制可統計的采購支出，即便如此，企業也應嚴格控制非訂單發票的采購行為發生。

盡管間接物料的采購需求復雜度高，組織內部協同難度較大，但只要堅持運用好的品類策略思路，借鑒選擇實施以上探討的間接物料購買渠道和場景，通過專業的系統來支撐，就可以幫助企業逐步改善間接物料的采購管理，同時不斷深化和完善采購品類策略，就一定會讓間接物料采購管理朝著卓越的方向發展。